Instruktion till två olika metoder

Man kan välja att arbeta på olika sätt med ledningssystemet beroende på hur omfattande insats man vill göra. I det ena fallet använder man denna arbetsmodell som underlag för enkätsvar och skickar ut till en grupp utvalda. I det andra fallet arbetar man i en mer omfattande process med en fokusgrupp som gör en kartläggning och underlag för en handlingsplan. Vilket alternativ man väljer är en fråga om ambitioner, resurser och omfattning på verksamheten.

 

Metodalternativ ett:  Enkätbaserad nulägesbeskrivning

Steg 1 – Ledningsbeslut

Den högsta ledningen fattar beslut att man skall arbeta systematiskt med jämställdhetsintegrering i verksamheten. Detta beslut redovisas på alla relevanta nivåer för att öka information i företagen och skapa delaktighet. Det är också ledningens uppdrag att utse de olika parter som skall ta ett ökat ansvar för att realisera jämställdhets- och mångfaldsarbetet. Det är viktigt att de som utses att arbeta med frågorna har olika yrkesroller så att gruppen är heterogen. Arbetsplatsens arbete med jämställdhetsintegrering kan upplevas olika beroende på vilket arbetsområde och vilken funktion i verksamheten de svarande har.

Steg 2 – Nulägesbeskrivning

För att kunna upprätta en relevant handlingsplan är det viktigt att först göra en kartläggning och nulägesanalys. I detta ledningssystem finns ett antal påståenden som man kan besvara utifrån den bild man har av verksamheten ur ett jämställdhetsperspektiv. De anställda som man har identifierat som relevanta för jämställdhetsarbetet får i uppgift att besvara påståendena i checklistan. Det finns fyra olika alternativ och ofta erhåller man flera olika svar från dem som ingår i svarsgruppen. Det är en fördel om de som ingår i gruppen som skall besvara enkäten har olika yrkesroller och kompetenser. Det är också en fördel om det finns representation av såväl facklig resurs som från ledning och HR men även andra deltagare utan mer specifik yrkesroll. På så sätt erhåller man en god bild av hur jämställdhetsarbetet rent faktiskt ser ut och samtidigt även hur det uppfattas av de anställda i företaget.  De olika uppfattningar och värderingar som kommer till uttryck i enkätsvaren ger goda förutsättningar för att utveckla nya mål och åtgärder.

Steg 3 – Handlingsplan

En arbetsgrupp tar sin utgångspunkt i förslagen och formulerar dem i handlingsplan. I denna redovisas också en nulägesbeskrivning, som grundar sig på checklistan. I handlingsplanen redovisas förslag på mål, åtgärder, vem som är ansvarig, en tidsplan för arbetet och anger hur uppföljning av arbetet skall ske.

Steg 4 – Organisation

För att genomföra arbetet krävs en tydlig delegationsordning, så att det arbete som beskrivs i handlingsplanen kan genomföras. Det bör också framgå vilken kompetens som behövs och vilken fortbildningsinsats som skall genomföras.

Steg 5 – Information

För att uppnå en långsiktig förändring är det viktigt att information om jämställdhetsarbetet sprids, så att normer och attityder kring jämställdhet och ojämställdhet speglas i ljuset av det ledningsstyrda jämställdhetsarbetet.

Steg 6 – Intern/extern revision

Hela jämställdhetsarbetet, som är formulerat i handlingsplanen, skall varje år genomgå en intern revision och vartannat år en extern revision i syfte att säkerställa att målen uppnås. I de fall målen inte uppnås skall det framgå skäl till avvikelsen. Genom att på detta sätt följa upp hela jämställdhetsarbetet säkerställer man att det sker en kontinuerlig utveckling.

 

Metodalternativ två: Fokusgruppbaserad nulägesbeskrivning

Om man vill ha mer uttömmande svar och samtidigt öka delaktigheten i jämställdhetsarbetet kan man använda sig av en fokusgrupp som består av utvalda deltagare. Genom fokusgruppens bearbetning av frågorna får man fram fler synpunkter och samtidigt också fler förslag. Genom samtal så sker ett kunskapsutbyte som berikar jämställdhetsarbetet och ökar samsynen inom företaget.

Arbetsplatsens arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor kan upplevas olika beroende på arbetsområde och funktion. De olika uppfattningar och värderingar som kommer till uttryck ger goda förutsättningar för att utveckla nya mål och åtgärder. Det är en fördel om deltagarna i grupperna har en bred fördelning mellan kön och ålder och yrkesroller. Bästa resultat uppnås om samtliga anställda deltar och att samtalen förs i mindre grupper, förslagsvis 5-10 personer. Arbetsledarna skall helst bilda en egen grupp. Gruppernas arbete bör ledas av en utomstående handledare. Därigenom underlättar man för samtliga deltagare i gruppen att få ge sina synpunkter, vilket ger bättre förutsättningar för en mer nyanserad bild. En intern ledare har ofta sin egen förförståelse och sina egna intressen med sig in i gruppen och dessa kan utgöra ett hinder för processen.
Arbetet med sammanställningen och analysen av Fokussamtalen kan följas upp med upprättande av en Handlingsplan som också kan ligga till grund för en certifiering vid en extern revision.

Steg 1 – Ledningsbeslut

Den högsta ledningen fattar beslut att man skall arbeta systematiskt med jämställdhetsintegrering i verksamheten. Detta beslut redovisas på alla relevanta nivåer för att öka information i företaget och skapa delaktighet. Det är också ledningens uppdrag att utse de olika parter som skall ta ett ökat ansvar för att realisera jämställdhets- och mångfaldsarbetet. Det är viktigt att de som utses att arbeta med frågorna har olika yrkesroller så att gruppen är heterogen. Arbetsplatsens arbete med jämställdhetsintegrering kan upplevas olika beroende på vilket arbetsområde och vilken funktion i verksamheten gruppdeltagarna har.

Steg 2 – Inledande möte

Arbetet börjar med ett informationsmöte för personal och chefer. Här förklaras vad fokussamtalen syftar till, dess metod och arbetssätt. Man kommer överens om riktlinjer för hur det fortsatta arbetet skall bedrivas, anger tidsramen för arbetet och bestämmer datum för samtalsmöten och uppföljandemöte.

Steg 3 – Individuellt arbete

Varje gruppdeltagare får i uppgift att fylla i checklistan. Var och en fyller i sin nulägesbeskrivning individuellt. Varje påstående bedöms med hjälp av en skala i fyra steg;

Instämmer:   Inte alls         Knappast       Delvis            Helt

Deltagarna tar ställning till påståendena och sätter ett kryss för det svar som bäst motsvarar hans eller hennes uppfattning. Om det finns påståenden som av någon anledning är svåra att ta ställning till skall man använda sin intuition och känsla. Man skall inte lämna fältet tomt.

När deltagaren gör sin individuella bedömning av ett påstående kan en motivering anges under rubriken ”Motivering”. På så sätt blir det lättare att komma ihåg skälen till den bedömning man gjort och det blir ett stöd i samtalet vid det kommande gemensamma mötet. Deltagare kan på samma sätt under rubriken ”Förslag till förbättringar” skriva ner sina eventuella förslag till förbättringar inom arbetsplatsen.

Steg 4 – Samtalsmöten

Grupperna träffas på en överenskommen tid. Mötet leds av en handledare. Grupperna utser en sekreterare som skriver ner vad man kommer överens om. Övrig information stannar i gruppen och redovisas inte. Sekreteraren bör inte delta i processen utan endast fokusera på att anteckna under deltagarnas diskussioner och notera bedömningarna samt motiveringar och förslag till förbättringar. Det är viktigt att informera om att de samtal som förs inom gruppen kan innehålla information som är mer eller mindre känslig. Därför skall gruppen vara överens om att allt som sägs behandlas konfidentiellt. Detta gäller dock inte den rapport som formuleras. Den blir tillgänglig utifrån arbetsplatsens bestämmelser.

Varje enskilt påstående diskuteras och varje deltagare redovisar sina enskilda ställningstaganden och motiverar dem. De personer som står långt ifrån varandra i sina bedömningar kan redovisa sina motiveringar. Andra deltagare kan kommentera och tillföra sina synpunkter.  Vid Samtalsmötet får deltagarna nya insikter från de andra deltagarna. Det är naturligt att diskussionen leder till att vissa deltagare ändrar uppfattning och på detta möte ändras ofta enskilda ställningstaganden. Det viktigaste vid samtalsmötet är att alla får möjlighet att komma till tals och att allas synpunkter tas till vara under samtalet.

Steg 5, 6 – Uppföljande möte

När gruppernas material sammanställts till ett gemensamt dokument redovisas detta vid ett uppföljande möte för anställda och förtroendevalda. Det är bra att vid det tillfället diskutera förslag till mål och förbättrande åtgärder

Steg 7 – Handlingsplan

En arbetsgrupp tar med sig förslagen och formulerar dem i handlingsplan. I denna redovisas också en nulägesbeskrivning, som grundar sig på checklistan och genomförda samtalsmöten. I handlingsplanen redovisas förslag på mål, åtgärder, vem som är ansvarig, en tidsplan för arbetet och anges hur uppföljning av arbetet skall ske.

Steg 8 – Organisation

För att genomföra arbetet krävs en tydlig delegationsordning, så att det arbete som beskrivs i handlingsplanen kan genomföras. Det bör också framgå vilken kompetens som behövs och vilken fortbildningsinsats som skall genomföras.

Steg 9 – Information

För att uppnå en långsiktig förändring är det viktigt att information om jämställdhetsarbetet ges så att normer och attityder kring jämställdhet och ojämställdhet speglas i ljuset av det ledningsstyrda jämställdhetsarbetet. Ett ledningsstyrt förändringsarbete bygger på samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Steg 10 – Intern/extern revision

Hela jämställdhetsarbetet som är formulerat i handlingsplanen skall vartannat år genomgå en intern revision och vartannat år en extern revision i syfte att säkerställa att målen uppnås. I de fall målen inte uppnås skall det framgå skäl till avvikelsen. Genom att på detta sätt följa upp hela jämställdhetsarbetet säkerställer man att det sker en kontinuerlig utveckling. Som grund för den externa revisionen finns en standard som anger vad som är systemets Skall-krav.